⼈材研修企業様の事例：GASで⽉135分の作業時間削減

背景

WebテストをGAS（フォーム、スプレッドシート、Gmailの連携）を使って運用していたが、手動部分があったので、全工程の自動化を目指した。

自動化の内容

自動化する作業内容は以下のとおりです。③まではお客様自身でGASを書いていらっしゃいましたが、④の工程がうまく動作しなかったため、私に依頼してくださいました。

1. 「フォームの回答時」にGASトリガーが起動
2. Googleフォームの回答が自動でスプレッドシートに展開される
3. さらに、別の結果フォーマット用スプレッドシートに結果を転記する
4. 結果フォーマット用スプレッドシートをPDF化する。
5. フォーム回答者のメールアドレスに結果フォーマットPDFおよび説明資料PDFをメールで送る。

現状のコードだと、2人が同時に回答した場合、回答結果シートにはじめに記録された人の回答がPDFとして出力されず、2人目のデータのみがPDFとして出力される可能性があり、その部分の改修もご提案しました。

最終的には、すべての工程を修正する流れとなりました。

導⼊前の課題

• GASで連携し（フォーム‧スプレッドシート‧Gmail）Webテストを運⽤していたが⼿動部分があった
• メール1件5分*15件＋60分（メールチェック）＝135分かかっていた
• フォームの回答メールを、⼈間が⾒逃す問題もあった
• ご依頼内容には含まれていなかったが、永富が「既存GASにPDF化が適切に⾏われない可能性がある」ことを発⾒し、改善のご提案した

導⼊後の効果

• テスト回答〜結果PDF作成〜メール送信までが⾃動化でき、⼈間の作業⼯数が0になった
• メールの⾒逃しが0になった
• 永富のご提案を承諾してくださり、PDF化が適切に⾏われない可能性を軽減させられた

◆開発期間

27時間（初回打ち合わせ～納品後の動作確認期間における不具合修正まで）

担当者さんのご感想

当初、他のエンジニアの方を検討していましたが、お見積りの段階で運用時のリスクが軽減するように改修の提案をしてくださいました。以前に、エンジニアの方と何人か仕事をした際に、依頼をした内容は正確に対応してくれますが、言葉が足りずにで伝えきれなかった場合に、意図を汲み取って提案してくださることはあまりなかったので、「お客様目線で仕事をしてくださる方だろう」と、依頼をする決め手になりました。

また、納品後の動作確認期間に、Googleからのエラーメールが来た際の対応や、BCCで複数アドレスにメール送付したいというリクエストにも迅速かつ丁寧に対応いただけて、非常に助かりました。その際も、こちらがわかりやすいように説明動画を作成してくださったり、配慮を感じました。今回、依頼させていただいて、当初の希望以上のものができたのでとても満足しています。