スプレッドシートとExcel(エクセル)の違いを比較！どっちを使うべき？選び方のポイントを業務自動化のプロが解説

2025年10月25日

スプレッドシートとExcelは、どちらかが優れているというより、得意分野が異なるツールです。それぞれの特徴を理解し、業務シーンに合わせて使い分けることが、業務効率化の鍵となります。

このページでは、2025年の最新情報に基づき、スプレッドシートとExcelの決定的な違いから、シーン別の最適な選び方まで、専門家の視点で徹底的に解説します。

「どちらを導入すべきか迷っている」「もっと効率的に使いたい」という方は、ぜひ最後までご覧ください。

スプレッドシートとExcelの基本的な違い

まずは、両者の最も基本的な違いを表で見てみましょう。

比較項目	スプレッドシート	Excel
提供元	Google	Microsoft
形態	クラウド型（Webブラウザで利用）	インストール型（パソコンにインストール）※
利用料金	無料	有料（Microsoft 365のサブスク等）
利用シーン	共同編集リアルタイム共有外出先での閲覧	高度なデータ分析複雑な計算帳票作成
自動保存	常時自動保存	手動（OneDrive連携で自動保存も可能）

※Excelにもブラウザ版（Excel for the web）がありますが、機能が制限されており、主流はインストール型です。

最大の違いは、「どこで作業するか」です。

スプレッドシート: インターネットさえあれば、どこでも、どの端末（PC、スマホ、タブレット）からでもアクセス・編集できる「クラウド型」。
Excel: 基本的にソフトがインストールされたPC上で作業する「インストール型」。

この違いが、機能や得意分野に大きく影響しています。

【徹底比較】スプレッドシート vs Excel 7つの違い

具体的に、機能や使い勝手においてどのような違いがあるのか、7つのポイントで詳しく比較します。

1. 共同編集・共有のスムーズさ

スプレッドシートの圧勝です。

スプレッドシート:
- 複数人が同時に同じファイルを開き、リアルタイムで編集できます。
- 「誰が」「どこを」編集しているかがカーソルで表示され、チャット機能も内蔵。
- URLを共有するだけで、簡単に閲覧・編集権限を付与できます。
Excel:
- OneDrive（Microsoftのクラウドストレージ）上にファイルを保存すれば共同編集も可能ですが、スプレッドシートほどのスムーズさはありません。
- ローカル（PC上）に保存したファイル(.xlsx)をメールで送り合うと、「どれが最新版かわからない」という「ファイル先祖返り」問題が起きがちです。

2. コスト（利用料金）

手軽さではスプレッドシートに軍配が上がります。

スプレッドシート: Googleアカウントさえあれば、完全無料で利用できます。
Excel: 利用するには、有料のMicrosoft 365（サブスクリプション）または買い切り版のOfficeソフトを購入する必要があります。

3. 関数・機能の豊富さ

結論から言うと、高度で専門的なデータ分析機能においては、Excelがスプレッドシートを圧倒しています。

スプレッドシートにも、以下のような独自の強力な関数があり、日常業務の多くはカバーできます。

基本的な関数（SUM, VLOOKUPなど）
QUERY関数（データベースのようにデータを抽出）
IMPORTXML関数（Webサイトから情報を取得）

しかし、Excelには、長年の歴史に裏打ちされた「専門家のための機能」が多数搭載されています。スプレッドシートにはない、Excelの代表的な高度機能を見てみましょう。

① Power Query（パワークエリ）：データ収集・整形の自動化

これはExcelに搭載された「データのETL（抽出・変換・読み込み）」ツールです。複数のExcelファイルやCSV、Web、データベースなど、様々な場所からデータを取り込み、必要な形に自動でクリーニング・加工できます。面倒な手作業のコピペやデータ整形作業を自動化したい場合に非常に強力です。

② Power Pivot（パワーピボット）とDAX言語：大容量データの扱

Excelのワークシートは通常約100万行が上限ですが、Power Pivotを使うと、PCのメモリが許す限り数百万行〜数千万行のデータを扱うことができます。さらに「DAX」という専用の関数言語を使い、ピボットテーブルでは難しい複雑な条件での集計（例：前年比、移動平均など）を高速に行えます。

③ What-If分析（シナリオ、ゴールシーク）

「価格を10%下げたら利益はどうなるか？」といった複数のパターンをシミュレーションする「シナリオマネージャー」や、「利益を100万円にするには売上をいくらにすべきか？」を逆算する「ゴールシーク」など、経営判断に役立つ機能も充実しています。

このように、単なる表計算を超えた「データ分析プラットフォーム」としての機能がExcelの真骨頂です。スプレッドシートが「情報の共有・収集」を得意とするのに対し、Excelは「収集したデータの高度な分析・予測」を得意としています。

4. データ処理速度・扱えるデータ量

大規模データの扱いはExcelに軍配が上がります。

Excel: インストール型ソフトであるため、PCのスペック（メモリやCPU）を活かした高速な処理が可能です。数十万行を超えるような大規模データでも比較的安定して動作します。
スプレッドシート: クラウド（ブラウザ）上で動作するため、データ量が多くなると動作が重くなったり、固まったりすることがあります。目安として数万行を超えるあたりから、パフォーマンスの低下を感じやすくなります。

5. 自動化（マクロ）機能

どちらも自動化は可能ですが、アプローチが異なります。

Excel: VBA（Visual Basic for Applications）というマクロ言語を使います。非常に強力で、Excel内の複雑な操作はもちろん、他のOfficeソフト（Word・Outlookなど）との連携も可能です。
スプレッドシート: GAS（Google Apps Script）というスクリプト言語を使います。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど、他のGoogleサービスとの連携が非常に得意です。例えば「フォームの回答を自動でスプレッドシートに転記し、担当者にGmailで通知する」といった一連の作業の自動化が可能です。

6. 保存とバージョン管理

「保存し忘れ」を防げるのはスプレッドシートです。

スプレッドシート: 編集内容は常に自動でクラウドに保存されます。「保存ボタン」を押す必要がありません。また、変更履歴が自動で記録されており、「いつ」「誰が」「何を」変更したかを遡って確認し、簡単に過去のバージョンに戻すことができます。
Excel: 基本は手動保存です。うっかり保存し忘れてPCがフリーズすると、作業内容が失われるリスクがあります。（OneDrive利用時は自動保存も可能です）

7. オフラインでの利用

オフライン環境ではスプレッドシートは使えません。Excelはオフラインでも使えます。

Excel: PCにインストールされているため、インターネット接続がないオフライン環境でも問題なく作業できます。
スプレッドシート: クラウドベースのため、基本的にオンライン接続が必要です。オフラインモードもありますが、設定が必要かつ機能が制限されます。

【シーン別】結局どっちを使うべき？最適な選び方

違いは分かりましたが、実際の業務でどう使い分ければよいのでしょうか？

おすすめのケースをご紹介します。

🤖 スプレッドシートがおすすめなケース

複数人（チーム、部署間、社外）でタスク管理や進捗表を共有・同時編集したい。
アンケート結果や日報など、複数の人に入力してもらいたい。
外出先や自宅など、会社以外の場所やスマホからもデータを確認・編集したい。
とにかくコストをかけずに表計算ソフトを使いたい。
GoogleフォームやGmailなど、他のGoogleサービスと連携させたい。

一言でいうと：「共有・同時編集」がメインならスプレッドシート

💻 Excelがおすすめなケース

大量のデータ（数十万行レベル）を扱う必要がある。
ピボットテーブルや専門的な関数を使った高度なデータ分析・集計がしたい。
VBAを使って、複雑な定型業務を自動化したい。
インターネットに接続できない環境で作業することがある。

一言でいうと：「高度な分析・複雑な処理」がメインならExcel

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スプレッドシートとExcel、それぞれの違いや選び方はご理解いただけたでしょうか？どちらのツールも非常に強力ですが、使いこなすには関数やマクロ（VBA・GAS）の知識が必要です。

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