ペパーミンツ株式会社様の事例：ドキュメンタリー制作のための映像素材を整理するアーカイブスプレッドシートの制作(GAS使用)
ペパーミンツ株式会社様からのご依頼で、工事現場の開発記録用の映像アーカイブシートに、GASでGoogleドライブのハイパーリンクを自動付与しました。
目次
導⼊前の課題
映像制作に携わるお客様より、工事現場で3〜4年にわたって撮りためてきた映像素材の管理についてご相談をいただきました。
素材の数が膨大になるにつれ、「あのシーンはどのファイルだったか」「〇〇工程の素材をまとめて確認したい」といった場面で、目的のファイルを探し出すのに多大な時間がかかるようになっていました。
具体的には、以下のような課題を抱えていらっしゃいました。
- 必要なカットが見つからない：素材ファイルが年ごとにフォルダに散在しており、どこに何があるか把握できていなかった
- 工程ごとの整理ができていない：「基礎工事」「躯体工事」など工程単位で素材を絞り込む手段がなかった
- 年をまたいだ検索ができない：複数年の素材を横断してキーワード検索する仕組みがなかった
- ファイルへのアクセスに手間がかかる：素材を確認するたびにGoogleドライブのフォルダを開き直す必要があった
そこで今回は、Googleスプレッドシートを活用した映像素材アーカイブシートの構築と、QUERY関数による横断検索機能の実装、そしてGoogle Apps Script（GAS）によるGoogleドライブとの連携自動化をご提案しました。
実装したスプレッドシート・GAS
実装したスプレッドシートは以下のような見た目です。
スプレッドシートの構成
アーカイブシートは年ごとにシートを分けて管理する構成としました。各シートには以下のような列 （一部抜粋）が用意されています。
| 列名 | 内容 |
|---|---|
| フォルダ名 | Googleドライブ上のフォルダ名 |
| ファイル名 | 素材ファイルの名前 |
| 撮影日 | 撮影した日付 |
| 工程 | 基礎・躯体・仕上げ など |
| 内容・メモ | 素材の内容や補足事項 |
| ピックアップ素材 ◯× | 重要素材かどうかのフラグ |
これにより、工程でのフィルタリングやキーワード検索が、Googleスプレッドシートの標準機能だけで行えるようになります。
QUERY関数で実装した横断検索機能
各年シートへのデータ入力が進むにつれ、「年ごとのシートをまたいで一括検索したい」というニーズにお応えするため、専用の検索シートを設けました。
検索シートでは、セルにキーワードを入力するだけで、複数のシートのデータを横断して部分一致する素材を一覧表示できます。実装にはGoogleスプレッドシートのQUERY関数を使用しました。
▼検索シートの画面イメージ（「クレーン」で検索した例）
たとえば「クレーン」と入力すると、全年のデータの中からクレーンに関連する素材が113件抽出され、ファイル名・撮影日・建築工程・ロール表などの情報とともに一覧表示されます。
QUERY関数はGoogleスプレッドシートに標準搭載されており、複数シートのデータをまとめて参照・絞り込みできる機能です。GASのような実行操作が不要で、キーワードを入力するだけでリアルタイムに結果が更新されるため、日常的な検索作業に適しています。
GASで実装した機能
GASでは、「ファイル名列のテキストに、GoogleドライブのファイルURLをハイパーリンクとして自動付与する」機能を実装しました。
動作の仕組み
- スプレッドシート上に設置したボタンを押す
- 対象年のシートを対象に処理が走る
- ファイル名列を上から順に走査し、「まだハイパーリンクになっていないセル」を検出する
- Googleドライブ内を検索し、該当するファイルのURLを取得する
- ファイル名のテキストにハイパーリンクを自動で付与する
開発上のポイント
- すでにリンクが付いているセルはスキップするため、重複処理が発生しない
- ボタン操作で実行できるため、GASの知識がなくても使える
- 年ごとにシートを切り替えて実行できるため、任意の年のシートだけを対象に処理できる
導⼊後の効果
GASの導入後、以下のような効果が得られました。
素材へのアクセス時間が大幅に短縮
アーカイブシートのファイル名をクリックするだけで、Googleドライブの該当ファイルへ直接アクセスできるようになりました。従来のようにフォルダを階層ごとに開き直す手間がなくなりました。
年をまたいだキーワード検索が可能に
検索シートにキーワードを入力するだけで、複数年にわたる全素材を横断して絞り込めるようになりました。「クレーン」「基礎工事」といった言葉でも瞬時に関連素材が一覧表示されるため、必要なカットを探す時間が大幅に削減されました。
工程・キーワードでの絞り込みが可能に
工程列やメモ列にデータが整理されたことで、スプレッドシートのフィルタ機能や検索機能を使って、目的の素材をすばやく見つけられるようになりました。
入力・運用の負担が最小限
お客様側の入力作業はシートへのデータ記入のみ。GASの実行はボタン一押しで完結するため、ITに不慣れな方でも無理なく運用できる体制を整えることができました。
まとめ
映像素材の管理でお困りの方や、Googleスプレッドシート・GASを活用した業務改善にご興味をお持ちの方は、お気軽にご相談ください。
