【独自調査】Excelマクロ属人化の防止策は運用と保守の外注

自動化ドットコムでは、Excelマクロの属人化を解消する現実的な解決策として「Excel作業とマクロ保守の外注」をおすすめしています。

自動化ドットコムが行ったアンケートでも「Excelマクロの属人化には外注が良さそう」だと回答した方が最も多い結果となりました。

この記事では、アンケート結果で判明したマクロ属人化当事者のコメントを紹介しながら、マクロ属人化の原因と経営へのリスク、そして具体的な解決策について解説します。

よくある解決策が費用面で自社にはうまく当てはまらなかった場合でもおすすめの方法ですので、ぜひ参考にしてみてください。

>>月額制のExcel作業・マクロ保守代行サービス

結論：マクロ属人化にはExcel作業とマクロ保守を月額制で外注するのが現実的

アンケートの回答結果を見ると、Excelマクロの属人化問題に対して、採用や教育、ドキュメント整備といった社内努力だけでは根本的な解決が難しいケースが多く見られます。システム開発企業に見積もりを取ったら、数千万円だと言われて諦めたというご相談をクライアントから受けたこともあります。

そこで、自動化ドットコムが提唱する現実的な解決策は、Excel作業そのものとマクロの保守管理を月額制で外部の専門家に外注する方法です。

外注を選択することで、担当者のスキルや在籍状況に依存しない業務体制を手に入れられます。システム開発のような巨額の投資をせずとも、月額定額制のアウトソーシングサービスを活用すれば、低コストで属人化を低減可能です。

マクロ属人化の解決策としてよく挙がるものと「Excel作業とマクロ保守の外注サービス」を表で比較してみました。

ちなみに、自動化ドットコムの「Excel作業とマクロ保守の外注サービス」は「Excelやっときますサービス」という名前です。

【独自調査】Excel業務の属人化に関するアンケート概要

自動化ドットコムが2025年6月16日から2025年6月30日に「会社のExcel業務で属人化してしまい困っている状況」をアンケート形式で募集しました。

このアンケートで得られた属人化ケースやどのような解決策が良いかという投票結果を紹介します。

質問事項は以下のとおりです。

④の選択肢のみ、説明が付与されているため、回答に偏りが出た可能性があることをご了承ください。メリットを明確に伝えないと、イメージしづらい選択肢だと思い、簡単に説明をつけました。

解決手段の選択結果は「作業代行会社」がもっとも多く、次に「社員が独学/会社が社員を教育」を選ぶ人が多いという結果になりました。問題文にて4つの選択肢を提示していたのですが、自由記述としていたので、選択肢を無視して回答した方がいたため、分類が細かくなっております。

解決手段の分類	回答数
作業代行会社	9
社員が独学/会社が社員を教育	8
人材雇用	5
マクロ開発の外注	5
業務マニュアル作成	1
選択肢以外	1

ここからは、アンケートで集まったコメントも紹介しながら、マクロ属人化のリスクや原因、解決策を解説していきます。

Excelマクロが属人化した場合のリスク

Excelマクロによる業務自動化は現場の生産性を向上させます。しかし、その仕組みが特定個人のスキルに依存する属人化が進むと、企業経営にとってのリスクとなり得ます。大きく分けて、以下の3つの観点でリスクが存在します。

まず、業務継続性の観点では、担当者の病欠や退職といった「不在」が、そのまま業務の停止に直結する恐れがあります。マクロがブラックボックス化していると、エラー発生時に誰も復旧できず、請求書発行や決算処理といった重要業務が停止してしまいます。アンケート回答からも、不具合発生時の苦しい状況が伝わってきます。

マクロ作成者が退職しており、修正・保守ができる人が社内にいません。現在は不具合が出てもだましだまし使っており、壊れた際はバックアップに戻すという非効率な対応をしています。

（40代・製造業の営業の係長）

次に、メンテナンス性の観点では、法改正やOSの更新、取引先のデータ形式変更といった環境変化に対応できなくなるリスクがあります。設計意図を知る本人以外は修正が困難なため、軽微な変更でも対応できずに業務が停滞し、システムが形骸化する技術的負債となりかねません。アンケートには、開発者が複数存在する場合に、どこをどう直せばいいかわからなくなったという声が届いています。

10人ほどの手を渡り歩いたマクロが「秘伝のタレ」のようになってしまい、どこがどう絡まって動いているか不明。うかつに直すと別の箇所がバグってしまう。

（40代・情報通信業の情報システム部署の部長）

最後に、経営とコストの観点では、マクロの計算ロジックが分からず、計算の正確性が判断できなくなることがあります。気づかぬうちに誤った数値を出し続け、経営層が誤った判断を下す危険性があります。

なぜExcelのマクロは属人化するのか

多くの企業でマクロの属人化が発生する背景には、構造的な原因があります。

• 原因1：手軽さと専門性にギャップがあるから
• 原因2：担当者に個別最適化されてしまうから
• 原因3：仕様を説明するドキュメントがないから

個人の問題だけではなく、ツールとしての特性や組織の管理体制に起因する要素を紹介します

原因1：手軽さと専門性にギャップがあるから

Excelの手軽さと、実際に必要な技術レベルの乖離が、特定の人への依存を生んでいます。Excelは誰でも使えるソフトですが、VBAは実質的なプログラミング言語であり、実運用には専門知識やノウハウが必要です。

リトルソフト株式会社が2022年に実施した調査によると「ExcelでVBAを作成することはできますか？」という質問に対して「作成できない」と回答した人は55.3%でした。

選択肢	回答数(計1,010)	割合(100%)
大体は自分で好きなようにVBAを作成できる	92	9.1%
ネットで調べながら自分でVBAを作成できる	241	23.9%
他人に教わりながらであればVBAを作成できる	118	11.7%
作成できない	559	55.3%

回答数は、調査対象の母数と回答結果割合から、自動化ドットコムが算出したものです。実際の調査結果に回答数は記載されていません。

この調査では、半数近くがVBAでマクロを作れないという状況ですが、実際には「Excelのマクロなら誰でも使えるだろう」という周囲の誤解が存在しています。VBAマクロは専門的なシステム開発と同等の複雑さを持っているにもかかわらず、十分な開発リソースが確保されにくいのが現状です。組織内で対応できる人材が限られるため、必然的に特定の「詳しい人」に業務が集中します。

原因2：担当者に個別最適化されてしまうから

開発段階において、担当者が「自分だけがわかればいい」という前提で作ってしまうことも、属人化の要因の一つです。

開発手法が標準化されておらず、変数名や処理フローが作成者の主観で作られているケースが多く見られます。本人にしか理解できない記号やロジックが含まれており、他者が解読できない状態です。最初は単純な機能だったものが、改修の度に、場当たり的に継ぎ足し開発されることで、複雑な構造へと変化していきます。

原因3：仕様を説明するドキュメントがないから

組織としてExcelマクロをシステム資産として管理していないことも、属人化の原因です。システム開発には当然あるべき仕様書や操作マニュアルが存在しないことがあります。

問題の種別	具体的な状況	結果として生じる問題
暗黙知化	手順が個人の記憶に依存	退職時にすべて消失する
データのサイロ化	部門ごとにデータが孤立	全社的なDXを阻害する

操作手順やエラー時の対応が、担当者の頭の中や口頭伝承に依存しており、形式知化されていません。現場判断で導入されたツールのため、情報システム部門がその存在自体を把握していないケースも多々あります。周囲に知られぬマクロは、異動や退職のタイミングで引継ぎが行われないまま放置され、誰も触れないブラックボックスが誕生します。

Excel作業が地獄と化したケースは、以下のページでも紹介しています。興味がある場合はご覧ください。

筆者がクライアントから聞いたExcelマクロの属人化事例

Excelマクロが属人化した具体的なケースを紹介します。

とある電力販売企業にて使用されていた、電力料金算定用のExcelマクロがありました。このマクロは、別のExcelファイルに格納されたデータを取り込み、所定のシートへ転記したうえで、電力料金を自動計算する仕組みです。1年を通して頻繁に使用するマクロでした。処理自体は正常に動作しているものの、計算ロジックやデータの流れを説明する資料はなく、マクロの中身は開発者本人しか把握していない状態でした。

その後、このマクロを作成した担当者が別部署へ異動したことで、状況が一変します。業務自体は継続しているため、マクロは引き続き使われていましたが、どのデータがどのように処理され、どの条件で料金が算出されているのかを説明できる人が部署内にいなくなっていました。新たに担当となった社員は中途採用で、Excelマクロの経験もなく、引き継ぎ資料もないまま、ブラックボックス化したExcelファイルを扱わざるを得ない状況でした。

「動かすことはできるが、理解・修正・検証ができない」状態です。料金算定という重要な業務でありながらも、計算ロジックを確認できません。万が一の不具合や仕様変更への対応が難しく、リスクを内包した状態で運用が続いていました。

筆者がコードを見たところ、名前のないモジュールが10個ほどあり、各プロシージャーには、最低限のコメントしかなく、何をするための処理なのかがまったくわかりませんでした。

このケースは、Excelマクロが特定の個人に依存して構築され、適切な共有や引き継ぎが行われなかったことで生じた、典型的な属人化の一例といえます。

マクロ属人化のよくある対策案

マクロの属人化を解消するために、一般的に以下のような対策が検討されます。

• 組織・運用ルールの整備（ガバナンスアプローチ）
• 既存Excel/VBAの技術的改善（活Excelアプローチ）
• システム・ツール置換による対策（脱Excelアプローチ）

しかし、それらの中には、費用や運用の面で現実的ではないものがほとんどです。それぞれの対策のメリットと、現場で発生しやすい課題について解説します。

組織・運用ルールの整備（ガバナンスアプローチ）

まずはツールを使わず、人の動きやルールを整えることで属人化を防ごうとするアプローチです。もっとも着手しやすく、費用も抑えられます。

このアプローチは思いつきやすいですが、上手く運用できている企業は少ないのではないでしょうか。具体的な施策内容と懸念される課題を表にまとめました。

施策内容	具体的なアクション	懸念される課題
業務の棚卸し	フロー図作成や不要業務の取りやめ	マクロの解読ノウハウがなく実施困難
ドキュメント化	設計図やマニュアル作成	形骸化し更新されない
ルール制定	編集権限の管理と野良マクロ禁止	現場が疲弊し反発を招く
人材育成	社内研修や社員が独学	時間がかかる 離職による投資ロス

たとえば、マクロの仕様や使い方をドキュメント化してみても、それを読んで、理解して、使いこなせるケースは少ないように感じられます。アンケート結果にも同様の属人化ケースがありました。

物販の生産・販売・在庫を管理するエクセルを社員が組んでくれました。マニュアル化してもらいましたが、あまりにもレベルが高すぎて、半年たっても本人以外、利用できていません。本人いわく「決して属人化していない」と豪語しているのですが、誰も利用できないという事実を見れば属人的であると言わざるを得ません。

（50代・製造業のマーケティング部署の課長）

かといって、マクロを禁止してしまうと、現場は手作業に戻り、業務量が増えます。最悪の場合、負担増による退職者を出す恐れもあります。

人材育成も現実的ではないでしょう。社員を教育するには講師や教材を準備する費用と時間がかかります。社員が業務時間外に勉強することを期待するのも難しいでしょう。スキルを身に着けた社員が存在しても、退職してしまえば、投資が無駄になるリスクもあります。

既存Excel/VBAの技術的改善（活Excelアプローチ）

ExcelやVBAを使い続けながら、技術的な工夫によってメンテナンス性を高める方法です。既存の資産を有効活用できる点がメリットです。

コードを標準化し可読性を高めることで、担当者が変わってもメンテナンスしやすくなります。また、最新Excel関数やMicrosoftが提供するPower Queryの活用も、ブラックボックスを軽減できるかもしれません。しかし、標準化を推進できる高度なスキルをもつ人材が社内に必要です。アンケート結果にも、社員の教育には時間もコストもかかる点が言及されていました。

社内にマクロスキルを持つ人材が少なく教育には時間もコストもかかるため、即戦力として外部の専門会社に任せるのが現実的です。

（50代・製造業の品質管理部署の課員）

システム・ツール置換による対策（脱Excelアプローチ）

Excelを使わず、別のシステムへ移行する抜本的なアプローチです。コストと時間はかかりますが、業務プロセス自体を変革できます。

ツール種別	特徴	主な課題
Googleスプレッドシートを GASで自動化	Excelとほぼ同じ操作感	マクロの移行作業に時間がかかる
SaaS	特定業務に特化	自社業務に合わない場合あり
ノーコードツール ローコードツール RPA	プログラミング不要	実現できることに限界がある
BIツール	集計・可視化に特化	新たな属人化リスク
専用システム	業務に完全フィット	開発費が高額

SaaSやノーコードツールの導入は一見魅力的ですが、自社の独自業務に完全にフィットするものを探すのは困難です。専用システムの開発は数千万円規模の投資になることも多く、中小企業にとってはハードルが高い選択肢です。また、RPAやGAS（Google Apps Script）へ移行しても、結局そのツールの設定や管理ができる人に依存する新たな属人化が始まる恐れがあります。

現実的な解決法はExcel作業とマクロ保守の外注

社内リソースが限られる中小企業において、マクロ属人化の現実的な解決策は、月額制でExcel作業とマクロの保守をプロに任せる「外注」です。外注する場合の業務のイメージは以下のとおりです。

自動化ドットコムでは、Excel作業とマクロ保守を代行する「Excelやっときますサービス」を提供しています。

自動化ドットコムの代表である筆者が「マクロ属人化の現実的な解決策はExcel作業とマクロ保守の外注」だと考える理由を6つのポイントで解説します。

• 理由1：担当者の不在や退職による業務停止リスクを避けられるから
• 理由2：採用・教育コストと投資ロスを削減できるから
• 理由3：改修依頼時の状況把握にかかる時間と手間を削減できるから
• 理由4：マクロを壊してしまうリスクがないから
• 理由5：社員の精神的負担を減らしコア業務に集中させられるから
• 理由6：予算管理が容易になり、突発的な追加支出が発生しないから

理由1：担当者の不在や退職による業務停止リスクを避けられるから

1つ目の理由は、担当者の退職や不在による業務停止リスクを避けられる点です。アンケート結果でも、マクロ作成者が退職後、中身がブラックボックス化し、引継ぎが困難になった事例がありました。

属人化している業務は複雑で急に担当者が不在になると業務が止まってしまいます。作業代行会社であれば標準化された業務プロセスと精度の高い対応が期待でき、社内の業務負荷を軽減しつつ品質を維持できます。

（50代・製造業の品質管理部署の課員）

自動化ドットコムのExcel作業外注サービスを利用することで、以下のようにリスクを回避できます。

「Excelやっときますサービス」では、業務フローや仕様を「地図」のように可視化したうえで運用を代行します。そのため、社内の人員変化に左右されず、業務の継続性が保たれます。

定期的に発生する業務を代行するので、自動化ドットコムでは、毎月あらかじめ時間を確保しています。こうすることで、確実に作業を代行できる体制を整えています。

理由2：採用・教育コストと投資ロスを削減できるから

2つ目は、人材育成にかかるコストと、それが無駄になるリスクを削減できる点です。高度なExcelスキルをもつ人材の採用や育成には多大な費用と時間がかかります。アンケート結果でも、教育内製化コストと離職リスクを危惧している回答がありました。

社内で誰かがマクロを学んで内製化するにも時間がかかりすぎますし、人の異動や退職でまた属人化します。

（30代・教育業の総務部署の課員）

代行サービスへ外注すれば、教育・採用の費用を削減可能です。

さらに、教育した社員の離職によって「教育投資が水の泡になる」という事態も防げるため、経営資源を効率的に守る仕組みとして機能します。実際に、担当者1名の雇用維持費や、退職時の引継ぎ・教育にかかる工数を換算すると、年間で135万円規模のコスト削減効果が見込めるケースもあります。

理由3：改修依頼時の状況把握にかかる時間と手間を削減できるから

3つ目は、機能追加や修正が必要になった際の対応が極めてスムーズな点です。社員がマクロを作っている場合、通常業務の傍らで開発することになるため、開発スピードはゆっくりになりがちです。また、専用システムを開発会社に依頼している場合は、依頼のたびに現状把握や見積もりに時間がかかります。

一方、本サービスは毎月の実務代行を通じて貴社の業務内容を常に熟知しています。そのため、「どんなシステムでしたっけ？」という確認作業が不要で、即座に修正に取りかかれます。

仕様変更時の必要日数をシミュレーションしてみたところ、一般的な受託開発で256時間（約11日）かかる改修工程が、本サービスなら現状把握や契約手続きを省略できるため、約半分の121時間（約5日）で完了するという試算があります。これは、52%の工数削減効果です。

アンケートでも、一度きりの開発では、継続性の面で不安があるという回答がありました。代行サービスなら、仕様変更にもすぐに対応してくれそうだという印象のようです。

一度きりの依頼では構築後の微修正にまた費用がかかるなど、継続性の面で不安があります。その点、定額で継続的に対応してくれる代行会社なら、仕様変更があってもすぐに対応してくれるはずです。こちらは必要な数字や条件を伝えるだけでよく、作業の再現性も高まります。属人化を根本から断ち切るには「社外に任せてでも安定稼働させる」という発想の転換が必要だと思います。月10万円で時間と精神的な負担が減るなら、安い投資だと感じます。

（50代・農林漁業の総務部署の経営者）

理由4：マクロを壊してしまうリスクがないから

4つ目は、マクロを壊してしまうリスクを回避できる点です。

マクロを社内で使っていると、マクロに詳しくない社員が、誤ってマクロのコードを壊してしまう可能性があります。コードの部分に触らずとも、セル内の関数式を削除してしまい、付随していたマクロ自体も動かなくなるケースもありえます。

アンケートでも、マクロが壊れることを恐れて、触りたくないという声が聞こえました。

ファイルにはVBAのマクロが組まれており、ボタンを押すだけで日報と月報を同時に出せるようになっているのですが、その仕組みを理解しているのはすでに退職した前任者だけでした。今では誰も中身がわからず、どこかを変更しようにも「触ると壊れる」といった空気が社内に流れています。

（50代・農林漁業の総務部署の経営者）

Excel作業とマクロ保守を外注してしまえば、マクロを壊してしまう恐れはありません。

理由5：社員の精神的負担を減らしコア業務に集中させられるから

5つ目は、社員をExcel作業や保守から解放し、本来の業務に集中させられる点です。毎月繰り返される煩雑なExcel作業は、心理的な負担が大きいだけでなく、生産的な業務の時間を奪います。また、開発者が退職してしまったマクロを、情報システム担当者が面倒をみるというケースも散見されます。

アンケートの回答にも、社員が業務の傍らで、マクロの面倒を見ていて、逃げ出したいと思っているという悲痛な叫びがありました。

経理の特殊な交通費精算がエクセル管理で退社してしまった社員がVBAで組んだもののようで、私は少しプログラミングができたので経理の人に泣きつかれることになりました。中を見るとピボットテーブルなどを動かしたりして少々厄介でした。私は今は全然別の仕事が忙しいし、正直逃げたいので基本的なやり方を教えて何とかやってみてと経理の社員に促したのですが歯が立たずのようでした。

（40代・建設業の開発技術部署の係長）

Excel作業やマクロの保守を外注することで、社員は正確さへのプレッシャーから解放され、より付加価値の高い仕事にリソースを割けるようになります。マクロ保守のしわ寄せが行きやすい情報システム担当者にも、負担をかけさせることなく運用できるでしょう。

理由6：予算管理が容易になり、突発的な追加支出が発生しないから

6つ目は、毎月の支出が一定であり、突発的な支出が発生しない点です。

通常のExcel受託開発では仕様変更のたびに追加見積もりが必要ですが、本サービスは月額定額制の中に修正対応も含まれています。そのため、予期せぬ機能追加があってもコストが膨らむ心配はありません。

また、Excel作業者として新たな採用や契約社員を雇うには、費用がかかります。突然の支出は資金繰りを難しくさせるため、経営者にとっても避けたいものです。

月額定額制のExcel作業・保守代行サービスなら、年間の予算計画が立てやすいというメリットがあります。

マクロ属人化を解消するには専門家に外注するのがおすすめ

Excelマクロの属人化は、担当者の退職や異動をきっかけに、企業の業務継続性を脅かす深刻なリスクとなります。社内での教育やルール作りも1つの手段ですが、人材流動性が高い現代において、完全にリスクを排除することは困難です。

マクロの運用と保守を外注することで、属人化のリスクから解放されるだけでなく、コスト削減や社員の生産性向上といったメリットも享受できます。業務の安定化と効率化を同時に実現するために、Excelマクロ専門家への外注を検討してみてください。

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