Excel地獄は代行・保守で解決！脱Excelがムリな会社の現実解

本記事では、非現実的な「脱Excel」ではなく、避けられない日常業務のExcelの手間や属人化・二度手間といった課題を、専門家による代行や保守で効率化する具体策を解説します。さらに、Excel地獄の典型例や発生する背景、現場でよくある悩みとその解決のポイントも整理し、管理職が本来の業務に集中できる環境を実現する方策をまとめています。

参考：Excelの代行保守サービスの詳細

あなたの「Excel地獄」はどのタイプ？

まず、多くの管理職が直面している「Excel地獄」の具体的な惨状を3つのタイプに分類して紹介します。自社の状況がどれに当てはまるかを認識する作業は、問題解決のスタートラインです。多くの企業が同じ課題を抱えているとわかるだけでも、あなたの気持ちは少し楽になるでしょう。

地獄1：コピペ・手入力・修正依頼に追われる「作業地獄」

「作業地獄」は、請求書作成や売上集計、勤怠管理といった毎月・毎週発生する単純作業に忙殺される状態です。利益を直接生まない定型業務に多くの時間を奪われ、本来注力すべき分析や企画といったコア業務の時間が圧迫されます。

よくある作業地獄の例	発生する問題
複数ファイルからのデータ転記	コピー＆ペーストの繰り返しで時間が溶ける
手作業によるデータ入力	入力ミスや変換ミスが頻発し、手戻りが発生
頻繁な修正依頼への対応	仕様変更や修正依頼のたびに、関連ファイルすべてを修正

些細な入力ミスが発覚すれば、原因究明と修正にさらに時間がかかります。このような状況は、担当者のモチベーションを低下させ、組織全体の生産性を著しく阻害します。

地獄2：引き継ぎ不能の「ブラックボックス地獄」

「ブラックボックス地獄」は、特定の社員が作成した複雑なマクロや関数に業務が依存している状態です。そのファイルは業務の根幹を支えていますが、作成者本人にしか仕組みがわかりません。

この状態は、いつ爆発するかわからない時限爆弾を抱えているようなものです。業務が特定個人のスキルに依存しているため、その人が不在になれば事業が即座に停止する経営上のリスクといえます。

地獄3：SaaS導入後もExcelで加工する「二度手間地獄」

「二度手間地獄」は、新しいシステム（SaaSや基幹システム）を導入したにもかかわらず、最終的なデータ加工や帳票作成は使い慣れたExcelで実施するしかない状態です。最新ツールと既存業務の連携がうまくいかず、かえって作業工数が増えているケースもよく見られます。たとえば、SaaSからCSVデータをダウンロードし、それをExcelで集計・加工して報告書を作成する流れは、まさに二度手間です。ツールの導入が、現場の負担を増やす皮肉な結果を招いています。

【データで見る】Excel地獄から抜け出せない理由

多くの企業がExcel地獄の惨状を認識しながら、なぜ抜け出せないのでしょうか。その理由は、現場の担当者の努力不足ではありません。客観的な調査データと、多くの企業に共通する根深い構造問題を整理しました。

【心理的な理由】現状でも回るから変えたくない

株式会社KUIXが2023年に行った調査では、データ管理にExcelを利用する人の約7割が限界を感じているにもかかわらず、多くの企業がExcelを使い続けています。

参考：@Press「中～大企業におけるExcelによるデータ管理業務の実体を調査」

これは「現状でも業務が回っている」という強力な現状維持バイアスによるものだと考えられます。問題はありつつも、慣れ親しんだ方法を変えることへの心理的な抵抗感が、抜本的な改革を阻む根本的な壁となっています。

実際に自動化ドットコムのお客様の中にも、慣れているExcelから別のツールに移行するのは、心理的ハードルを感じると仰る方がいらっしゃいました。

この心理的な抵抗をさらに強固にするのが、次に挙げる物理的な「資源の壁」です。

【リソース的な理由】コストが高くて変えられない

脱Excelを阻む、より具体的な壁が「人・モノ・金・時間」といった資源の不足です。これらは「変えたい」という意欲さえも削いでしまう、極めて現実的な問題です。

移行を阻む リソース的な壁	詳細
人材の壁	新しいツールを扱える人材がいない 既存のマクロや関数を移行できない
時間の壁	通常業務と並行して移行作業や学習を進める余裕がない
コストの壁	ツールの導入費用や移行作業の外注費を捻出できない

特にIT専門の部署をもたない企業にとって、これらの移行コストは極めて高く、理想論だけでは乗り越えられない現実的な問題です。

【機能的な理由】Excelの圧倒的な万能性

皮肉なことに、Excelがあまりに高機能で万能すぎることも、脱却を困難にしています。

前述のKUIXの調査では「脱Excelしない理由」のトップに「Excelの利便性を手放したくない」（37.9%）が挙げられました。

専門ツールは特定の業務にしか使えませんが、Excelはあらゆる業務に「そこそこ」対応できます。この万能性が「どんな業務もまずExcelで」という思考停止を招き、最適なツールを探す機会を奪っているのです。

【組織的な理由】部門間の連携不足と推進者の不在

最後の壁は、個人のスキルやツールの問題ではなく、会社全体の構造的な問題です。

• 部署ごとの部分最適: 「経理部から送られてくるファイルがExcelだから、営業部も合わせるしかない」というように、他部署との連携のためにExcelを使い続けざるを得ないケース。
• 推進者の不在: 全社的に業務改革を推進する責任者や部署が不明確で、トップダウンでの決断がなされない。

これらの組織的な問題が、部署単位での部分的な改善努力を無力化し、全社的なExcel依存を維持させています。

Excelはやめずに面倒な手作業だけを自動化する

では、Excel地獄から抜け出す道は本当にないのでしょうか。

よくある解決策としては、SaaSツールを使うことです。営業管理ならSalesforceや経理ならマネーフォワードなど、特定の業務を効率化してくれるツールが存在します。そして、Excelよりもこれらの専用ツールを使ったほうがいいケースもあると考えています。

しかし、どんなケースでもSaaAが最適解かというと、そんなことはないと思います。既製品のSaaSが自社の運用に合わないというケースは少なくなりません。そんなときに便利なのがExcelです。もちろんソフトとしての限界もありますが、ある程度の自由度の中でオーダーメイドの効率化ができます。

Excelの「柔軟性」と「普及率」という最強の武器は手放さない

Excelがもつ「誰もが使えて、自由度が高い」というメリットは、他のツールにはない強力な武器です。多くの従業員が基本的な操作を理解しており、教育コストもかかりません。問題はExcelそのものではなく、Excelを使った「非効率な手作業」にあります。したがって、この武器は手放さず、メリットを最大限に活かし続けるべきです。あなたの会社がExcelを使い続けている判断は、決して間違っていません。

地獄の元凶である「繰り返し作業」と「属人化」をマクロで消滅させる

Excel地獄の元凶は、突き詰めると次の2点です。

• 「利益を生まない繰り返し作業」
• 「担当者不在で業務が止まる属人化」

この2つの問題だけを解決すれば、Excelは地獄のツールから快適なツールに変わります。そして、この問題を解決する具体的な手段が「マクロによる自動化」です。面倒な作業はすべてマクロに任せ、人はより創造的な仕事に集中する。この分業こそが、現実的な解決策といえるでしょう。

【解決策】Excel業務を専門家に外注（代行・マクロ開発・保守）

「マクロが有効なのはわかったが、誰が作り、メンテナンスするのか」という新たな課題が出てきます。その問いに対する答えが、自動化ドットコムが提供する「Excelやっときますサービス」です。月額制で、Excel業務の代行・マクロ開発・保守を専門家に外注できます。

Excelやっときますサービスの資料請求とお問い合わせは以下のボタンから。

数時間の業務を数分で完了させコア業務に集中できる時間を創出

「データを送るだけ」で、毎月発生する定型業務から解放されます。たとえば、手作業で20時間かかっていたCSVデータの整形作業が、最短5分で完了することも可能です。

創出された時間は、企業の競争力に直結します。あなたも、単純作業ではなく、本来やるべき付加価値の高い業務に集中してください。

担当者が退職しても業務が止まらない

「このExcel、あの人しかわからない」という恐怖は、もうありません。私たちは、お客様の業務フローそのものをヒアリングし、ドキュメントとして可視化したうえで、マクロで再現します。

私たちのサービスを導入すれば、業務は人に依存せず「仕組み」として会社に残り続けます。担当者の急な退職や異動があっても、事業が止まるリスクはなくなります。

急な仕様変更や修正も追加費用なし。月額定額制の圧倒的な安心感

「少しだけ集計ルールを変えたい」といった急な仕様変更は、業務では頻繁に発生します。通常の受託開発では、そのたびに再見積もりや追加費用が発生しますが、私たちの月額制サービスでは一切不要です。契約期間中であれば、業務内容の変更に伴うマクロの修正に、追加料金はかかりません。毎月の支出が固定されるため、予算の見通しが立てやすく、安心して継続的な業務改善を任せられるでしょう。

Excel地獄を抜け出すなら自動化ドットコムに相談！

Excel地獄は、放置すれば組織の活力を静かに蝕んでいく深刻な問題です。しかし、「脱Excel」という非現実的な目標を掲げて疲弊する必要はありません。

Excelのメリットを最大限に活かしつつ、面倒な部分だけを専門家に任せる。この発想の転換こそが、Excel地獄を抜け出す最も現実的な一歩です。その一歩を踏み出すパートナーとして、ぜひ私たちにご相談ください。